Infinity DMS

Infinity DMS è una soluzione software avanzata per la gestione completa dei documenti, accessibile tramite interfaccia web (Internet/Intranet). È progettato per aziende, studi professionali e qualsiasi organizzazione che gestisca volumi crescenti di dati e documenti di varia provenienza e formato. Si rivolge a manager e professionisti che cercano un modo efficiente e sicuro per digitalizzare, archiviare, condividere e ricercare documenti.

Infinity DMS offre un’ampia gamma di funzionalità per coprire l’intero ciclo di vita del documento:

• Acquisizione e Catalogazione – Permette di importare, protocollare e classificare documenti di qualsiasi formato, sia cartacei (tramite scansione) che digitali. La classificazione può essere manuale o automatica tramite riconoscimento di contenuto (OCR, barcode);
• Gestione delle Versioni – Consente di tracciare e conservare l’evoluzione delle modifiche apportate a un documento nel tempo, rendendo disponibili tutte le versioni;
• Ricerca e Consultazione – Offre funzionalità di ricerca avanzate per trovare documenti rapidamente utilizzando vari criteri (cartella logica, attributi, metadati, parole chiave, autore, contenuto libero) e la possibilità di visualizzare anteprime. È accessibile da desktop, web o dispositivi mobili;
• Condivisione e Distribuzione – Facilita la condivisione di documenti con colleghi, clienti e fornitori attraverso cartelle condivise, notifiche (email/SMS) o liste di distribuzione automatiche, con gestione dei permessi di accesso e modifica;
• Gestione dei Processi Documentali – Supporta la gestione dei documenti in lavorazione, assegnandoli a gruppi o utenti specifici e monitorando lo stato di avanzamento attraverso strumenti di workflow e logiche di notifica.

Infinity DMS offre un’ampia gamma di funzionalità per coprire l’intero ciclo di vita del documento:

• Acquisizione e Catalogazione – Permette di importare, protocollare e classificare documenti di qualsiasi formato, sia cartacei (tramite scansione) che digitali. La classificazione può essere manuale o automatica tramite riconoscimento di contenuto (OCR, barcode);
• Gestione delle Versioni – Consente di tracciare e conservare l’evoluzione delle modifiche apportate a un documento nel tempo, rendendo disponibili tutte le versioni;
• Ricerca e Consultazione – Offre funzionalità di ricerca avanzate per trovare documenti rapidamente utilizzando vari criteri (cartella logica, attributi, metadati, parole chiave, autore, contenuto libero) e la possibilità di visualizzare anteprime. È accessibile da desktop, web o dispositivi mobili;
• Condivisione e Distribuzione – Facilita la condivisione di documenti con colleghi, clienti e fornitori attraverso cartelle condivise, notifiche (email/SMS) o liste di distribuzione automatiche, con gestione dei permessi di accesso e modifica;
• Gestione dei Processi Documentali – Supporta la gestione dei documenti in lavorazione, assegnandoli a gruppi o utenti specifici e monitorando lo stato di avanzamento attraverso strumenti di workflow e logiche di notifica.

Infinity DMS è nativamente interfacciato con il servizio di Conservazione Sostitutiva Zucchetti, chiamato SOStitutiva o Conservazione Zucchetti. Questo servizio permette alle aziende di adempiere a tutti gli obblighi di legge relativi alla conservazione dei documenti digitali, delegando a Zucchetti l’apposizione della marca temporale e della firma digitale. La conservazione sostitutiva equipara, a determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici, bloccando il documento digitale nella forma, contenuto e tempo, garantendo validità legale e risparmiando sui costi di archiviazione fisica.

Sì, Infinity DMS è progettato per essere altamente integrabile con altri software, in particolare quelli del gruppo Zucchetti e anche di terze parti. Tra le integrazioni chiave troviamo:

• Gestionali ERP – Per l’archiviazione e la gestione completa di documenti amministrativi, ciclo attivo e passivo, logistica e produzione;
• CRM (Customer Relationship Management) – Per archiviare e rendere rintracciabili documenti relativi a trattative e informazioni sui contatti;
• Conservazione Sostitutiva (Zucchetti SOStitutiva) – Per la conservazione digitale a norma di legge, con apposizione di firma digitale e marca temporale;
• Infinity Portal – Per archiviare e condividere ordini online e migliorare l’efficienza operativa dei portali aziendali e siti e-commerce;
• HR Infinity – Per gestire e organizzare tutti i documenti relativi ai dipendenti.

Lo spazio di lavoro virtuale (Virtual Workspace) è una componente integrata nell’electronic desk (MyDesk) messa a disposizione dell’utente, sia interno che esterno all’azienda. È un luogo virtuale personalizzato dove gli utenti possono accedere ai dati, eseguire transazioni e collaborare con altri utenti dell’azienda. Facilita la condivisione di documenti e l’assegnazione di attività, rendendo le informazioni necessarie accessibili in un unico ambiente.

Il Business Process Management (BPM) è un modulo aggiuntivo di Infinity DMS che consente di progettare, eseguire e controllare processi aziendali complessi. Utilizzando uno strumento grafico avanzato, le aziende possono definire le regole per il flusso delle operazioni. Tramite MyDesk, le singole attività vengono distribuite tra gli utenti coinvolti, e lo stato di avanzamento e i tempi di lavorazione dei processi possono essere monitorati. Il BPM è fondamentale per migliorare l’efficienza e la qualità operativa, garantendo l’esecuzione corretta e controllata dei processi aziendali.

Infinity DMS promuove un approccio di ufficio senza carta (Paperless Office) non solo come filosofia, ma come un supporto completamente digitale per ogni attività aziendale. Trasforma documenti cartacei in file digitali tramite scansione e acquisizione automatica, eliminando la necessità di archivi fisici. Questo porta a una notevole risparmio di tempo, costi e riduzione dello spreco di carta, rendendo le informazioni immediatamente disponibili e impiegabili.