Conservazione digitale

La Conservazione Digitale è un processo normato dalla legge italiana (in particolare dal Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD) che garantisce l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e la validità legale nel tempo di documenti informatici. Sostituisce, in determinate condizioni, la conservazione su carta. L’Archiviazione Elettronica, invece, è un processo generico per memorizzare documenti su supporti fisici per uso interno e organizzativo, non è disciplinata da alcuna normativa specifica. La Conservazione Digitale, quindi, è una fase successiva all’archiviazione, che conferisce valore legale al documento digitale.

La soluzione di Conservazione documentale Zucchetti offre numerosi vantaggi operativi ed economici. Tra i principali, si segnalano: la riduzione dei costi di gestione degli archivi cartacei, l’eliminazione della stampa di documenti con impatti positivi sull’ambiente, la rapidità nella ricerca e gestione dei documenti grazie alla digitalizzazione, l’ottimizzazione dei processi aziendali tramite automazione e integrazione, e i massimi livelli di sicurezza e riservatezza delle informazioni garantiti da un’infrastruttura proprietaria e processi certificati.

La soluzione Conservazione documentale di Zucchetti, permette di conservare digitalmente qualsiasi tipologia di documento rilevante ai fini civilistici e fiscali: documenti di area fiscale, HR, civilistica, pratiche amministrative, contratti firmati elettronicamente, fatture attive e passive, libri contabili (libro giornale, libro degli inventari, scritture ausiliarie di magazzino, registri IVA), dichiarazioni fiscali, modelli di pagamento (F23 e F24), Libro Unico del Lavoro (LUL), ricevute e scontrini fiscali, libri sociali, documenti di trasporto, documenti PEC (incluse ricevute), contratti, documenti protocollati, documenti sanitari e polizze assicurative.

L’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità dei documenti conservati digitalmente con Conservazione documentale, sono garantite tramite l’apposizione della firma digitale e della marca temporale. La firma digitale attribuisce la paternità al documento e lo rende immodificabile, mentre la marca temporale attesta la data e l’ora certa in cui il documento è stato creato o modificato. Queste procedure, unite ai processi certificati e agli standard di sicurezza elevati, assicurano la validità legale del documento nel tempo.

Con la modalità in outsourcing, Zucchetti assume il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione. Questo significa che Zucchetti si fa carico di quasi tutti gli adempimenti previsti dalla normativa, sollevando il cliente da oneri complessi. Tra le attività delegate a Zucchetti ci sono la definizione delle procedure di conservazione, la gestione del processo, il monitoraggio del sistema, la verifica periodica dell’integrità degli archivi, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, e l’aggiornamento costante sulle regole normative. Il cliente beneficia così dei vantaggi della dematerializzazione senza doversi preoccupare degli aspetti tecnici e normativi più complessi.

La soluzione di conservazione digitale è nativamente integrata con i principali applicativi Zucchetti, come gestionali, ERP, procedure HR (Paghe, Note Spese), Fatturazione Elettronica e il software di gestione documentale Infinity DMS. Queste integrazioni automatiche semplificano i processi di invio e gestione dei documenti in conservazione. Inoltre, il servizio può essere integrato anche con fonti esterne e applicativi di terze parti.

Nel processo di conservazione digitale, le normative identificano diversi ruoli fondamentali: il Produttore (chi produce il pacchetto di versamento e trasferisce il contenuto nel sistema di conservazione), l’Utente (chi interagisce con il sistema per accedere ai documenti), il Responsabile della conservazione (RdC – una persona fisica all’interno dell’organizzazione del titolare dei documenti che definisce le politiche di conservazione) e il Responsabile del servizio di conservazione (RdSC – l’azienda che eroga il servizio di conservazione, nel caso di Zucchetti). In modalità outsourcing, Zucchetti ricopre il ruolo di Responsabile del servizio di conservazione.

Il Manuale della Conservazione è un documento obbligatorio, secondo l’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, che tutti i soggetti che effettuano la conservazione digitale devono predisporre. Descrive le procedure, i contenuti e le modalità del processo di conservazione digitale. La predisposizione e la tenuta del Manuale sono a carico del Responsabile della conservazione (RdC). Zucchetti fornisce un prototipo del Manuale ai propri clienti che affidano loro l’incarico della conservazione, facilitando l’adempimento di questo compito, ma spetta comunque al RdC personalizzarlo e tenerlo aggiornato.